Principales fonctions

Ce poste se trouve au sein du Service Exécutif & Réunions. Sous la supervision du chef de Service, le gestionnaire de réunions est appelé à effectuer des tâches qui requièrent des compétences multi-tâches, de l'adaptabilité, un esprit d'équipe et de la proactivité.

Activité des réunions

• Rédiger et envoyer la convocation avec le soutien du secrétaire exécutif et du superviseur.
• Élaborer des formulaires en ligne.
• Fournir un soutien logistique aux réunions.
• Assurer la liaison avec les services du BIPM pour coordonner leur travail dans le cadre des réunions (par exemple, informatique, atelier, agents techniques, webmestre, sécurité, etc.).
• Rédiger et diffuser l'ordre du jour interne avec le calendrier et la logistique des réunions.
• Publier les documents de travail sur les pages dédiées du site Web du BIPM.
• Configurer les paramètres audio et vidéo pour les réunions en ligne et hybrides sur les plateformes de conférence (WebEx, Zoom, Teams, Zoom Room).
• Développer des formulaires en ligne pour les inscriptions aux réunions et autres événements.
• Gérer les différents aspects logistique des réunions (traiteurs, maîtres d’hôtel, photographes, etc.).
• Produire des statistiques concernant la participation aux réunions.

Gestion de la base de données

• Mettre à jour la base de données qui sous-tend l'intranet et le site Web du BIPM (front office et back office).

Gestion des voyages

• Gérer les billets de train, de vol et les réservations d'hôtel.
• Aider à la délivrance des visas pour le personnel du BIPM ou les participants aux réunions.

Expérience professionnelle requise

• Minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion des conférences et/ou de l’accueil.
• Expérience de travail au sein d’un environnement multiculturel ou international.

Qualifications et expérience souhaitables

• Éducation : Bac + 2 minimum (ou équivalent).
• Excellente connaissance de Microsoft Office, des outils d’intégration de site web, bases de données.
• Bonne connaissance des outils de réunion en ligne, de SharePoint et des outils d’édition de vidéos.
• L'anglais et le français sont les langues de travail du BIPM. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais et du français, à l’oral et à l’écrit, est indispensable. La connaissance d'une autre langue est un atout.

Compétences

• Travail d’équipe et sens de la diplomatie.
• Organisation et planification.
• Capacité de travailler à distance (autonomie et proactivité).
• Sens du résultat et orientation client.

Conditions d’emploi

Le BIPM offre pour ce poste un engagement de durée déterminée de deux ans à temps plein, avec possibilité de renouvellement. La durée de la période d’essai est de trois mois, renouvelable une fois pour une période de trois mois au maximum.

Le BIPM propose un traitement brut annuel qui sera fonction de l’expérience et des qualifications de la personne sélectionnée, d’un montant minimum de 43 680 €, auquel s’ajoutent différentes allocations en fonction de sa situation familiale. Les émoluments perçus sont exonérés d’impôt sur le revenu en France, mais pris en compte pour le calcul du taux effectif en fonction de la situation maritale. Les avantages liés au poste comprennent, en particulier, trente jours de congés minimum. Par ailleurs, le BIPM offre un système de retraite et une assurance médicale aux membres du personnel (tous deux soumis à cotisations obligatoires), l’assurance médicale pouvant être étendue aux personnes à charge.

Informations supplémentaires sur les conditions générales d'emploi et avantages au BIPM

Candidatures

Le BIPM encourage les candidatures de personnes ayant les compétences requises sans distinction de genre.

Un curriculum vitae (CV) complet et une lettre de motivation (en anglais et en français), devront être adressés au plus tard le 07 juin 2023 (23h59 heure de Paris).

Les candidatures doivent comporter le nom de deux personnes référentes auxquelles il pourra être demandé des commentaires sur l’aptitude de la personne à occuper le poste (après obtention de son autorisation préalable).

Seuls les personnes présélectionnées seront contactées. Elles seront amenées à passer un test pratique et/ou à participer à un entretien téléphonique. Par la suite, les candidats retenus seront invités à un entretien. La prise de poste pourrait se faire au plus tôt.

Le BIPM conserve le pouvoir discrétionnaire de ne procéder à aucun recrutement sur ce poste, de procéder à un recrutement à un grade inférieur si la personne sélectionnée ne possède pas l’expérience requise, de procéder à un recrutement avec une description de poste modifiée ou de proposer une durée de contrat d'une durée différente.